Het bestek is het opdrachtdocument van iedere overheidsopdracht. Hoe preciezer het bestek, hoe beter de mededinging zal kunnen werken en hoe vlotter de gunningsprocedure zal verlopen:
Als je als aanbestedende overheid het bestek zelf opstelt, is het daarom erg belangrijk om een grondige kennis te hebben van de wetgeving overheidsopdrachten en het specifieke werk, de levering of dienst die je wil bekomen. Via een voorafgaande marktverkenning kan je informatie verzamelen en meer inzicht krijgen in de materie.
Je kan ook beroep doen op gespecialiseerde consultants of advocaten om je bestek na te lezen of om het op te stellen. Als je een bestek wilt opstellen voor een opdracht van werken, kan (of moet) je vaak een beroep doen op een ontwerper (architect, ingenieur) die dan de opmaak van het bestek verzorgen. Let wel: ook deze aanstelling is onderworpen aan de wetgeving overheidsopdrachten.
Het bestek is een wettelijk verplicht document voor alle procedures. Alleen bij een opdracht van beperkte waarde (aanvaarde factuur) is het niet wettelijk vereist.
Er bestaan geen wettelijke vormvereisten voor een bestek, maar in elk bestek vinden we volgende onderdelen terug:
Het onderdeel ‘reglementaire bepalingen’, ook wel ‘administratieve bepalingen genoemd’ gaat over de periode voorafgaand aan de bestelling van de opdracht, zijnde de plaatsing van de opdracht (KB plaatsing). Dit eerste deel van het bestek start meestal met de basisinformatie van de opdracht zoals de identificatie van de aanbestedende overheid en van de opdracht. Verder vinden we er onder meer volgende informatie terug:
Standaard wordt de verbintenistermijn (de periode gedurende dewelke de inschrijvers gebonden zijn door hun offerte) bepaald op 90 kalenderdagen (artikel 58 KB plaatsing). Je vermeldt deze verbintenistermijn in dit eerste deel van het bestek. Het kan aangewezen zijn om een langere verbintenistermijn van de inschrijvers te vast te leggen in het bestek en dit om een grondig onderzoek van de offertes mogelijk te maken.
Bij de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking geldt voormelde bepaling niet. Toch maak je best het voormelde artikel uitdrukkelijk van toepassing want anders kan dat later tot discussie leiden.
Het onderdeel ‘contractuele bepalingen’ gaat over de uitvoering van de opdracht (KB uitvoering). Het gaat om een overname van de belangrijkste toepasselijke artikelen uit het KB uitvoering in het bestek. Daarbij worden de contractuele voorwaarden waaronder de opdracht zal uitgevoerd worden, vastgelegd:
Het onderdeel ‘technische beschrijving’ van het bestek vermeldt alle inhoudelijke elementen van de uitvoering van de opdracht:
De technische beschrijving van de opdracht mag de mededinging niet verhinderen en moet voor alle inschrijvers een gelijke toegang tot de opdracht garanderen. Het is dan ook verboden om (uitzonderingen niet te na gesproken) in de technische beschrijving merken, bepaalde technieken of een bepaalde oorsprong … op te leggen die maken dat slechts één inschrijver in aanmerking zou komen.
Het is mogelijk dat dit technisch deel niet nodig is of heel miniem is wanneer het gaat om eenvoudige opdrachten waar het niet nodig is om technisch alles uit te schrijven.
Vaak vult een aanbestedende overheid de technische beschrijving aan met een gedetailleerde en samenvattende opmeting van de te leveren producten, prestaties en/of werken. (Zie Samenvattende opmeting en inventaris)
De samenvattende opmeting (voor opdracht werken) en de inventaris (voor opdracht leveringen of diensten) zijn opdrachtdocumenten die je als bijlage bij het bestek toevoegt.
In dit document worden de prestaties van de totaalopdracht over verschillende posten verdeeld en wordt voor iedere post de hoeveelheid of de methode van prijsvaststelling vermeld.
Dit document is facultatief en vooral nuttig bij opdrachten tegen prijslijst of waarvoor je de prijs van de diverse deelprestaties wil kennen. Dit zal vaak het geval zijn bij werken omdat deze opsplitsing je toelaat om het prijsonderzoek met kennis van zaken door te voeren.
Het offerteformulier maakt ook deel uit van het bestek. Het is een invuldocument dat je als aanbestedende overheid samen met het bestek aan de kandidaten bezorgt. De kandidaten vullen het in, ondertekenen het en voegen het bij hun offerte. Dit document bevat de formele verbintenis tot uitvoering van de opdracht.
In de meeste gevallen moet het indieningsrapport van de offerte (e-procurement) sowieso al ondertekend worden en dan geldt deze handtekening meteen ook als handtekening van het offerteformulier. Dit laatste moet dan niet meer apart worden ondertekend als je beschikt over de globale handtekening op het indieningsrapport. Je vindt een model dat je als start kan gebruiken op de website van de Vlaamse overheid.
Op het internet vind je verschillende interessante modelbestekken. Hou er rekening mee dat een bestek deskundig moet opgesteld zijn om het gewenste resultaat te bereiken. Maak dus gerust gebruik van die voorbeeldbestekken, maar blijf kritisch. Het voorbeeldbestek zal moeten aangepast worden aan jouw specifieke situatie.
