De fiscale fiche 281.10 is een individuele fiche voor werknemers (personeelsleden). Ze bevat niet alleen het loon, maar ook tussenkomsten, kostenvergoedingen en toegekende voordelen van alle aard.
Gebruik deze informatie alleen voor fiches van inkomstenjaar 2023 (aanslagjaar 2024). Voor fiches van latere inkomstenjaren kunnen er andere regels van toepassing zijn.
Als werkgever moet je de fiscale fiche 281.10 aan de werknemer en aan de fiscus bezorgen. De werknemer gebruikt de fiscale fiche 281.10 voor de aangifte van de personenbelasting.
Uiterste datum van indiening: 29 februari 2024
Je bezorgt de fiche aan personeelsleden:
Redenen om zelf nog een fiscale fiche op te stellen voor personeelsleden die hun loon ontvangen van AGODI zijn:
Aan vrijwilligers waarvoor aan de voorwaarden is voldaan, moet je geen fiscale fiche afleveren.
Bestuurders krijgen een fiche 281.30 of eventueel een fiche 281.20, geen fiche 281.10.
Externen die geen personeelslid zijn van het schoolbestuur moet je in sommige gevallen tegen 29 juni een fiche 281.50 uitreiken. Hun vergoedingen kun je niet op een fiche 281.10 vermelden.
Een werkgever mag in principe slechts één enkele fiche 281.10 bezorgen aan een personeelslid. Hierop bestaan er enkele uitzonderingen, bijvoorbeeld:
Als een personeelslid in een inkomstenjaar in verschillende vestigingsplaatsen of instellingsnummers van hetzelfde schoolbestuur heeft gewerkt, moet je alle gegevens van dat personeelslid op dezelfde fiche 281.10 vermelden.
Een werkgever mag wel meer dan één bestand indienen bij Belcotax-on-Web. In dat geval spreken de scholen/vestigingsplaatsen/… met elkaar afdelingsnummers af. Er kunnen dan bestanden per afdelingsnummer worden ingestuurd. De afdelingsnummers zorgen ervoor dat de bestanden de voorgaande bestanden van dezelfde werkgever niet overschrijven. Belcotax totaliseert zelf de bestanden van de verschillende afdelingsnummers van het schoolbestuur, van AGODI en van het sociaal secretariaat van het schoolbestuur. Eén bepaald personeelslid kan voorkomen in verschillende bestanden van hetzelfde schoolbestuur.
Als een sociaal secretariaat een fiche uitreikt voor een personeelslid, dan kun je de extra informatie over woon-werkverkeer, voordelen van alle aard en de kosten eigen aan de werkgever aan het sociaal secretariaat bezorgen. Het sociaal secretariaat kan die gegevens dan op de fiche 281.10 toevoegen zodat het schoolbestuur zelf geen fiche moet uitreiken en over dat personeelslid ook geen informatie elektronisch moet indienen bij Belcotax-on-Web.
Zorg ervoor dat de informatie van de verschillende bestanden van het schoolbestuur overeenstemt met de informatie van de fiche 281.10 die je aan de personeelsleden uitreikt.
Sinds inkomstenjaar 2021 is de dienstverlening van AGODI uitgebreid. Naast het loon verwerkt AGODI ook:
Die voordelen van alle aard en de internetvergoeding mag je niet opnemen op de fiscale fiche die het schoolbestuur uitreikt.
Wanneer een personeelslid door een reorganisatie (bijvoorbeeld een fusie) in het voorbije jaar in verschillende vzw’s tewerkgesteld is geweest, dan dient het personeelslid van elk van die vzw’s de gepaste fiscale fiche te ontvangen.
Voor de fiches die het schoolbestuur uitreikt is het schoolbestuur de schuldenaar van de inkomsten en ook de afzender.
Bij fiches die worden opgesteld door een sociaal secretariaat is het schoolbestuur de schuldenaar van de inkomsten. De afzender is het sociaal secretariaat.
De geadresseerde is het personeelslid.
Het personeelslid kun je op verschillende manieren identificeren. Dit kan ofwel door middel van:
Als je geen van bovenstaande gegevens hebt om het personeelslid te identificeren, vermeld je naam, voornaam, geboortedatum en geboorteplaats zoals vermeld op officiële documenten (identiteitskaart, rijbewijs, paspoort, enz.).
Voor 95% van de personeelsleden moet je een correct nationaal nummer, BIS-of FIN-nummer vermelden.
De tussenkomst woon-werkverkeer vermeld je in vak 14 Bijdrage in de verplaatsingskosten:
Opgepast: in de vakken 14 en 25 a) mag je alleen de tussenkomst in woon-werkverkeer vermelden, niet de vergoeding voor verplaatsingen in dienstopdracht!
Je mag de bedragen woon-werkverkeer alleen opnemen op de fiche van inkomstenjaar 2023 als je de bedragen daadwerkelijk hebt uitbetaald in 2023. Stel dat je in 2023 een busabonnement hebt terugbetaald dat doorloopt in 2024, dan zal dit volledig op de fiche van 2023 komen omdat het in 2023 werd terugbetaald aan de werknemer. Stel dat je een fietsvergoeding voor december 2023 pas hebt uitbetaald in januari 2024, dan moet je die opnemen op de fiche 281.10 van het inkomstenjaar 2024.
Het gaat hier over de terugbetaling van dienstverplaatsingen en/of andere kosten waarvoor een personeelslid terugbetaling krijgt van de werkgever.
Op de fiche van inkomstenjaar 2023 mogen alleen de bedragen worden vermeld die in de loop van kalenderjaar 2023 aan het personeelslid zijn betaald.
De terugbetaling van kosten moet je vermelden in vak 25 b) Diverse inlichtingen – Eigen kosten van de werkgever. Ze worden niet belast in de personenbelasting. Je moet de bedragen vermelden.
Onder meer de volgende kosten zijn forfaitaire vergoedingen overeenkomstig ernstige normen:
Tussenkomsten uitbetaald door het schoolbestuur in de kosten voor het professioneel gebruik van een internetaansluiting tot 20 euro per maand moet je niet vermelden als de betaling door AGODI is gebeurd. Betaalt het schoolbestuur deze kosten zelf, dan moet je deze vergoeding wel zelf als forfaitaire vergoeding overeenkomstig ernstige normen vermelden.
Deze lijn moet je invullen:
Probeer forfaitaire vergoedingen niet overeenkomstig ernstige normen te vermijden want ze kunnen een fiscale controle en een nabelasting uitlokken.
Je moet de som vermelden van alle terugbetalingen die gebeurd zijn op basis van tickets en andere vervoersbewijzen openbaar vervoer, rekeningen, kassabonnen, … die zijn uitgereikt door derden. Ook terugbetalingen van facturen op naam van het personeelslid moet je vermelden. Als het bewijsstuk echter een rechtsgeldige factuur is op naam van de werkgever, dan moet je het bedrag van die factuur niet vermelden op de fiche 281.10.
Je kunt gegevens over sommige voordelen alle aard meedelen aan het werkstation via webEdison (zending RL17 en RL18). Dit is onder meer het geval voor de voordelen alle aard voor computer, internet en telefonie (omzendbrief NO/2021/01). Als je van die mogelijkheid gebruik hebt gemaakt, vermeldt AGODI de voordelen alle aard op een fiche 281.10. Voordelen alle aard die je gemeld hebt aan AGODI en voordelen van alle aard die gecompenseerd zijn door een eigen bijdrage, mag je niet zelf op een fiscale fiche vermelden.
Voor personeelsleden die de pc’s, laptops, tablets, gsm’s, smartphones, internetaansluitingen en telefoonabonnementen die het schoolbestuur ter beschikking stelt alleen professioneel mogen gebruiken (en niet in de privésfeer) moet je niets op de fiscale fiche vermelden als het privégebruik verboden is door middel van een addendum aan de arbeidsovereenkomst. Voor de fiscus volstaat een gebruikers- of bruikleenovereenkomst niet.
Wanneer de medewerker een eigen bijdrage betaalt voor het voordeel alle aard, mag je deze bijdrage in mindering brengen van het voordeel alle aard. De eigen bijdrage moet effectief betaald zijn aan het schoolbestuur in het inkomstenjaar waarin het voordeel alle aard ontvangen werd. De betaaldatum van de eigen bijdrage bepaalt in welk jaar de eigen bijdrage in rekening mag worden gebracht. Als de eigen bijdrage gelijk is aan het voordeel alle aard, moet je geen voordeel alle aard vermelden op de fiscale fiche.
Ook wanneer je een systeem van split-billing hanteert, moet je geen voordeel alle aard vermelden op de fiscale fiche. De fiscus aanvaardt split-billing alleen wanneer het privégebruik van zowel telefoon- als internetabonnement door de provider rechtstreeks wordt gefactureerd aan de werknemer. Bij administratieve tolerantie moet je in dit geval zelfs geen voordeel alle aard vermelden voor de ter beschikking gestelde mobiele telefoon. Lees hierover meer in de de circulaire 2018/C/63.
Voor de andere personeelsleden moet je op de fiscale fiche een totaalbedrag voordelen van alle aard vermelden in vak 6 b) Voordelen van alle aard. Vermeld de aard van de belastbare voordelen door middel van de letters in onderstaande tabel:
Vaste pc of laptop voor persoonlijke doeleinden H Internetaansluiting, zowel vast als mobiel en ongeacht het aantal toestellen
dat van de verbinding kan gebruik makenI Tablet of mobiele telefoon (gsm of smartphone) voor persoonlijke doeleinden J Vast of mobiel telefoonabonnement K
Je moet ook een bedrag invullen. Dat is niet het werkelijke bedrag maar het wettelijk forfait. De overheid heeft volgende wettelijke forfaits vastgesteld voor inkomstenjaar 2023:
De bedragen per maand zijn van toepassing voor personeelsleden die pas in de loop van het jaar een voordeel van alle aard hebben verworven of waarvoor het voordeel van alle aard in de loop van het jaar is beëindigd.
Voor personeelsleden die over verschillende voordelen van alle aard beschikken, moet je de wettelijke forfaits samentellen.
AGODI biedt niet de mogelijkheid forfaitaire voordelen alle aard voor sociale maaltijden via het werkstation door te geven. Dit voordeel alle aard moet je altijd zelf vermelden op de fiscale fiche.
In vak 6 b) Voordelen van alle aard moet je bij aard de letter E invullen. Als bedrag moet je ook hier de wettelijke forfaits invullen:
De jaarbedragen moet je toepassen voor personeelsleden die elke dag gratis op school of in het internaat eten (gedurende minstens 360 dagen in het kalenderjaar). Voor personeelsleden die niet op school eten in de schoolvakanties, in de weekends en op woensdag moet je ongeveer 140 dagen in rekening brengen.
Wanneer de personeelsleden een persoonlijke bijdrage betalen voor de maaltijden, dan mag je de werkelijke bijdragen aftrekken van de wettelijke forfaits. Je moet alleen het verschil vermelden op de fiscale fiche (als dit verschil groter is dan nul).
Gratis koffie, water, frisdrank en soep is een niet belastbaar sociaal voordeel. Daarvoor moet je niets op de fiscale fiche vermelden.
Gratis aan personeelsleden ter beschikking gestelde woningen of kamers moet je als voordeel van alle aard op de fiscale fiche vermelden in vak 6 b) Voordelen van alle aard.
De aard vul je in aan de hand van de letters in onderstaande tabel:
Huisvesting B Verwarming C Elektriciteit voor andere doeleinden dan verwarming D
De wettelijk vastgestelde forfait voor één enkele kamer geïntegreerd in een woning inclusief verwarming, water en elektriciteit, bedraagt 0,74 euro/dag of 266,40 euro/jaar.
Wanneer het gaat over meer dan één kamer of een gemeubelde of een ongemeubelde woning moet je de waarde van het voordeel van alle aard bepalen op basis van het kadastraal inkomen.
Formules voor de berekening van het voordeel van alle aard in inkomstenjaar 2023 van:
Wettelijke forfaits in inkomstenjaar 2023 voor gratis door de werkgever verstrekte:
Je kunt het voordeel alle aard elektriciteit en/of verwarming alleen forfaitair toekennen als dat gebeurt samen met het verstrekken van een woning.
Dit zijn bedragen per jaar. Wanneer de huisvesting in de loop van 2023 gestart of beëindigd is, mag je het bedrag prorateren overeenkomstig de periode dat de huisvesting is verstrekt.
Van het voordeel alle aard huisvesting voor het inkomstenjaar 2023 mag je een eigen bijdrage door het personeelslid (bijvoorbeeld een huur) aftrekken op voorwaarde dat deze eigen bijdrage betaald werd in 2023.
In het Excelbestand vul je het cijfer 1 in de kolom Overheidspersoneel zonder arbeidsovereenkomst in als het personeelslid betaald wordt door AGODI. In vak 23 van de fiche 291.10 verschijnt er dan een kruisje bij de code 290.
Voor personeelsleden die door het schoolbestuur betaald worden, mag je de kolom Overheidspersoneel zonder arbeidsovereenkomst leeg laten of het cijfer 0 invullen.
Onderscheid tussen woon-werkverkeer en dienstverplaatsingen voor TOAH/POAH en voor stagebegeleiders
Komt een personeelslid naar het werk vanaf een vaste verblijfplaats die niet zijn of haar officiële woonplaats is, dan wordt de vaste verblijfplaats voor de fiscale behandeling van de vergoedingen voor verplaatsingen gelijkgesteld met de officiële woonplaats.
Als hierna de term ‘woonplaats’ wordt gebruikt, dan wordt met die term bedoeld: de officiële woonplaats of de vaste verblijfplaats.
De volgende verplaatsingen zijn woon-werkverplaatsingen:
Voor een leerkracht is de standplaats de vestigingsplaats(en) van de school waar hij is aangesteld.
De fiscus hanteert daarnaast ook nog bijkomend het begrip ’vaste plaats van tewerkstelling’. De vaste plaats van tewerkstelling is een locatie die niet de standplaats is en waar een werknemer 40 keer of meer aanwezig is in de loop van een kalenderjaar om er ‘wezenlijk werk’ te verrichten. Door de voorwaarde van ‘wezenlijk werk verrichten’ wordt vermeden dat verplaatsingen om bijvoorbeeld alleen een kort gesprek te voeren of documenten op te halen of af te leveren, worden meegeteld bij de 40 keer per kalenderjaar.
Als een werknemer tijdens een kalenderjaar minder dan 40 keer aanwezig is op een bepaalde locatie die niet de standplaats is, dan is die locatie geen vaste plaats van tewerkstelling. De verplaatsingen van zijn woonplaats naar die locatie en terug zijn dienstverplaatsingen.
Personeelsleden weten vanaf de ondertekening van hun arbeidsovereenkomst of een locatie een standplaats is. Vergoedingen voor verplaatsingen van de woonplaats naar de standplaats en terug moeten ingevuld worden als vergoedingen voor woon-werkverkeer: in vak 14 voor verplaatsingen met openbaar vervoer of eigen wagen, in vak 25 a voor fietsverplaatsingen.
Vergoedingen voor verplaatsingen van de woonplaats naar een vaste plaats van tewerkstelling zijn ook vergoedingen voor woon-werkverkeer en moeten op dezelfde manier worden ingevuld. Of een bepaalde locatie in een bepaald kalenderjaar een vaste plaats van tewerkstelling is, kan men niet altijd vooraf weten. Als een personeelslid regelmatig op één of meer locaties werkt die niet de standplaats is, moet per locatie worden geteld of het personeelslid er in de loop van het kalenderjaar meer of minder dan 40 keer wezenlijk werk verricht. Komt het personeelslid er in een kalenderjaar 40 keer of meer voor wezenlijk werk, dan zijn de vergoedingen voor het traject tussen de woonplaats en de locatie tussenkomsten woon-werkverkeer. Komt het personeelslid er in een kalenderjaar minder dan 40 keer voor wezenlijk werk, dan zijn de vergoedingen voor het traject tussen de woonplaats en de locatie geen tussenkomsten woon-werkverkeer.
Vergoedingen voor verplaatsingen van de woonplaats naar een locatie die geen standplaats is en geen vaste plaats van tewerkstelling is, vermeld je op de fiscale fiche 281.10 als vergoedingen voor dienstverplaatsingen in vak 25 b bij ‘Kosten eigen aan de werkgever’.
Vergoedingen voor dienstverplaatsingen zijn niet belastbaar in de personenbelasting. Vergoedingen woon-werkverkeer fiets of openbaar vervoer zijn eveneens volledig vrijgesteld. Vergoedingen voor woon-werkverkeer met eigen wagen zijn belastbaar als ze meer bedragen dan 470 euro per jaar (geïndexeerd bedrag) als de werknemer gebruik maakt van het wettelijk kostenforfait. Voor belastingplichtigen die hun werkelijke beroepskosten bewijzen, geldt die grens van 470 euro per jaar niet.
Je kunt er voor kiezen om de fiches te laten opstellen door een sociaal secretariaat of zelf fiches op te stellen. Je kunt er ook voor kiezen om een deel van de fiches door het sociaal secretariaat te laten opmaken en de rest zelf op te stellen. Het sociaal secretariaat zal de fiches die door het sociaal secretariaat worden opgesteld ook zelf elektronisch indienen bij Belcotax-on-Web.
Als je alleen een fiche moet opstellen omwille van:
kun je gebruik maken van de Exceltoepassing.
Het is verplicht een afschrift van de fiche 281.10 te bezorgen aan het personeelslid.
Je mag hiervoor een eigen model van fiche ontwerpen, op voorwaarde dat dit dezelfde elementen (met uitzondering van het logo van de FOD Financiën) bevat als het officiële model. Je mag dit beperken tot die rubrieken of vakken waarin gegevens (bedragen of informatie) zijn vermeld. Respecteer daarbij wel de nummering van de vakken, de benamingen en de codes van het officiële model, evenals de verwijzingen met betrekking tot de op uw model gebruikte gegevens.
Als je gebruik maakt van het Excelbestand van Katholiek Onderwijs Vlaanderen, dan kun je ook de tool gebruiken om afschriften aan te maken voor de personeelsleden.
Enerzijds wordt er een Excelbestand GENPRINT aangemaakt. Anderzijds wordt er een aangepaste versie van de fiche 281.10 ter beschikking gesteld in WORD. Deze kunnen worden samengevoegd. Meer uitleg hierover vind je in de ter beschikking gestelde handleiding.
Opgepast: De afschriften mag je slechts aanmaken als alle foutmeldingen weggewerkt zijn en het BOW-bestand succesvol is aangemaakt.
De FOD Financiën publiceert jaarlijks:
