Welke afspraken moeten er gemaakt worden met een (externe) schoolfotograaf die individuele en/of klasfoto's neemt?

Aangaande pasfoto's en klasfoto's

Zowel pasfoto's als klasfoto's zijn gericht beeldmateriaal. Indien de school de pasfoto's aanwendt voor intern administratief gebruik (bv. in het leerlingadministratie-, leerlingvolg- en/of communicatiesysteem, of om klasoverzichten te maken die intern en bij extra muros gebruikt worden), dan is de toestemming daarvoor niet vereist aangezien dit gebruik onder de verwerkingsgrond 'nakomen van een overeenkomst met de betrokkene' valt. Het publiceren (bv. op de website) of verspreiden van een pasfoto vereist wel de voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

Een klasfoto vereist steeds de toestemming van elke betrokkene die er op staat. KathOndVla raadt aan om deze toestemming apart te vragen (i.e. niet samen met andere toestemming(en) inzake beeldmateriaal). Als er voor een (aantal) leerling(en) geen uitdrukkelijke toestemming is, dan worden deze afwel uitgesloten van het fotomoment (informeer de betrokkenen dan ook duidelijk dat dit het geval is indien men de toestemming voor de klasfoto niet geeft) of men zou hen ook onidentificeerbaar kunnen maken. Zoals bij alle andere verwerkingen, dient men duidelijk vooraf het doel te vermelden van de foto's en i.h.b. hoe men ze zal bezorgen, verspreiden en (indien van toepassing) publiceren.

Indien de toestemming gevraagd moet worden, dan is dit steeds de verantwoordelijkheid van degene die het nemen van de foto's organiseert en/of faciliteert. In dit geval wil dit zeggen dat dit de verantwoordelijkheid van de onderwijsinstelling, en finaal van het schoolbestuur, is.

De verantwoordelijkheid inzake het nemen van de foto's

Indien een personeelslid van de onderwijsinstelling de foto's neemt, of een medewerker die onder het gezag van het schoolbestuur valt, dan wordt hij/zij door de onderwijsinstelling of het schoolbestuur onderricht aangaande de discretieplicht en het correct en veilig verwerken van het beeldmateriaal. In dit geval voorziet de onderwijsinstelling of het schoolbestuur ook in de media en middelen die nodig zijn om de foto's te nemen, te sorteren, te bezorgen, te bewaren en, wanneer ze niet meer nodig zijn, te verwijderen.

Indien een externe (school)fotograaf de foto's neemt, en dus ook verwerkt, in opdracht van de onderwijsinstelling, dan dient men met elke fotograaf een aantal afspraken te maken inzake deze verwerkingen. Het gaat in het bijzonder over:

  • het opleggen van een discretieplicht inzake het beeldmateriaal (en, indien van toepassing, andere persoonsgegevens die zij bekomen zoals bv. klaslijsten met namen);
  • de doelen van de verwerking vastleggen en de afspraak maken dat zij het beeldmateriaal (en, indien van toepassing, andere persoonsgegevens) niet voor andere doelen gebruiken;
  • afspraken maken over de veilige overdracht van de foto's (en, indien van toepassing, andere persoonsgegevens);
  • afspraken maken over de verwijdering van alle persoonsgegevens zodra de door de onderwijsinstelling vooropgestelde doelen bereikt zijn.

Indien een externe fotograaf bepaald beeldmateriaal voor andere doelen wil aanwenden, zoals bv. publicatie op hun website of sociale media (bij wijze van reclame), dan is deze externe fotograaf verantwoordelijk voor die bijkomende verwerkingen. Dit wil in het bijzonder zeggen dat hij/zij dan verantwoordelijk is om de toestemming hiervoor te bekomen, alsook dat betrokkenen zich tot de externe fotograaf moeten wenden als deze de persoonsgegevens, en i.h.b. het beeldmateriaal, niet volgens de AVG-verordening verwerkt of aanwendt. Bovenstaande afspraken bakenen immers duidelijk de verantwoordelijkheid van de onderwijsinstelling (het schoolbestuur) af. De externe fotograaf treedt in feite op als verwerker.

(Nagekeken op 14/01/19)