Wat als een afzonderlijke vereniging (bv. oudercomité of oud-leerlingenwerking) persoonsgegevens verwerkt, die zij verkregen hebben van de school?

Wanneer ouders, oud-leerlingen(verantwoordelijken), oud-personeelsleden of andere personen zich verenigen om hun werking en doelen te bewerkstelligen, vormen zij mogelijk een afzonderlijke vereniging. Als zij persoonsgegevens verwerken, is niet noodzakelijk het schoolbestuur hiervoor verantwoordelijk.

Verschil tussen een feitelijke vereniging en een VZW

Wanneer men zich samen verenigt, spreekt men eigenlijk al van een "feitelijke vereniging". Normaalgezien is er wel een overeenkomst en/of (soort van) reglement dat de werking van de vereniging vastlegt. Een feitelijke vereniging heeft geen rechtspersoonlijkheid; dit heeft tot gevolg dat ieder afzonderlijk lid van de vereniging hoofdelijk verantwoordelijk kan gesteld worden indien de feitelijke vereniging bepaalde regels of wetgeving niet correct toepast. Als bv. een oudervereniging als feitelijke vereniging samengesteld is "binnen" het schoolbestuur, dan zijn de leden (ouders) elk afzonderlijk aansprakelijk voor i.h.b. de verwerkingen van persoonsgegevens (als zij die doen, uiteraard). Als men een VZW opricht voor dezelfde doelen, dan heeft die VZW wel rechtspersoonlijkheid en draagt de VZW de eventuele aansprakelijkheid. Uiteraard zijn de leden van de raad van bestuur van de VZW wel bestuurlijk verantwoordelijk (aansprakelijk), i.h.b. voor eventuele verwerkingen van persoonsgegevens.

Meestal verenigen ouders zich in een feitelijke vereniging of een VZW, alsook vaak de oud-leerlingenwerking van een school. Zoals in supra beschreven, is deze feitelijke vereniging resp. VZW dus verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verwerken, en dienen zij dus te handelen volgens de AVG (GDPR) en moeten zij dit kunnen aantonen. Afhankelijk van de verantwoordelijken voor de feitelijke vereniging resp. VZW, kan het schoolbestuur uiteraard altijd nog bepaalde aspecten "overnemen" (al dan niet formeel) of faciliteren.

Uitwisseling van persoonsgegevens

Als de oudervereniging (-raad), oud-leerlingenwerking of andere feitelijke verenigingen resp. VZW's persoonsgegevens verwerken die ze verkrijgen van de onderwijsinstelling in kwestie, dan is het schoolbestuur verantwoordelijk voor de doorgifte van die gegevens. De meeste voorbeelden die hier beschreven worden, steunen op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen om de gegevens te mogen doorgeven (én voor de verdere verwerking door de feitelijke vereniging resp. VZW; maar dat is dan de verantwoordelijkheid van die feitelijke vereniging resp. VZW in principe).

Naar transparantie toe dient het schoolbestuur duidelijk te communiceren welke gegevens voor het doel worden doorgegeven, wat het statuut en de identificatie- en contactgegevens van de feitelijke vereniging resp. VZW zijn en waar eenieders verantwoordelijkheid "eindigt" resp. "begint". Het is aan te raden om de toestemming(en), indien van toepassing ook in één keer te vragen, maar desgevallend wel duidelijk onderscheiden.

Alhoewel het doeleinde dit normaalgezien niet vereist, kan het zijn dat er bepaalde persoonsgegevens vanuit de feitelijke vereniging resp. VZW terug aan de onderwijsinstelling of het schoolbestuur doorgegeven worden. De feitelijke vereniging resp. VZW is verantwoordelijk om de grondslag(en) te respecteren en om hier transparant over te communiceren.

(Nagekeken op 21/01/19)