Mag een school foto’s van leraren of leerlingen publiceren op haar website of in het schoolblad?

Op haar website spreekt de Gegevensbeschermingsautoriteit zich uitgebreid uit over deze vraag. We brengen hier een korte samenvatting van de belangrijkste elementen. Voor meer details verwijzen we naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit of naar ikbeslis.be.

Toestemming vereist

Het basisprincipe bestaat er in dat het gebruik van beeldmateriaal (foto, video ...) onderworpen is aan de toestemming van de betrokkene. Deze toestemming dient vrij van druk gegeven te worden, specifiek te zijn en op informatie te berusten.

Als iemand toestemming geeft om foto’s of videobeelden te nemen, betekent dit echter niet noodzakelijk dat er toestemming is om deze beelden te publiceren of te verspreiden. Het nemen van beelden en het publiceren of verspreiden ervan staan los van elkaar. De toestemming voor deze bedrijvigheden moet dus apart gevraagd worden.

Een minderjarige zonder onderscheidingsvermogen kan zelf geen toestemming geven en wordt vertegenwoordigd door zijn ouder(s) of voogd. Voor een minderjarige met onderscheidingsvermogen kunnen niet alleen de ouders toestemming geven, maar ook de minderjarige. De leeftijd waarop dit onderscheidingsvermogen bereikt wordt, wordt tussen 12 en 14 jaar gelegd.

Deze toestemming moet niet noodzakelijk schriftelijk zijn, maar de school moet ze eventueel kunnen aantonen. Een ondubbelzinnige toestemming is voldoende. In principe kan een mondelinge toestemming volstaan, of zelfs een stilzwijgende toestemming (bijvoorbeeld een persoon die zich laat fotograferen zonder zich hiertegen te verzetten). Een mondelinge of stilzwijgende toestemming is evenwel moeilijk bewijsbaar. In sommige gevallen kan het aangewezen zijn om zoveel mogelijk de schriftelijke toestemming van de betrokkenen te verkrijgen.

Gerichte beelden en niet-gerichte beelden

Bij het nemen of gebruiken van gerichte beelden binnen een besloten kring zoals op school beveelt de Gegevensbeschermingsautoriteit aan steeds een schriftelijke toestemming te vragen.

Wat onder een gericht beeld of een niet-gericht beeld moet worden verstaan, hangt in sterke mate af van de context, en moet geval per geval bekeken worden.

  • Het begrip gericht slaat veeleer op een individuele afbeelding, dit is een afbeelding waardoor één of enkele personen tijdens een groepsactiviteit worden uitgelicht of een afbeelding waarvoor wordt geposeerd (bijvoorbeeld een klasfoto of een individuele foto. Voor gerichte beelden moet op het formulier waarmee toestemming gevraagd wordt, nauwkeurig worden verwezen naar de aard van de beelden die genomen zullen worden, de beoogde verspreidingsvormen (binnen de school of daarbuiten; via schoolkrant, e-mail, schoolwebsite...) en het doel waarvoor de beelden genomen worden. Verder moeten op dit formulier ook de rechten van de betrokkene worden vermeld, zoals het recht op informatie, toegang en verzet.
  • Het begrip niet-gericht heeft betrekking op beeldmateriaal dat een algemene en eerder spontane, niet-geposeerde sfeeropname weergeeft zonder daarvoor specifiek één of enkele personen eruit te lichten (bijvoorbeeld een groep leerlingen tijdens een boswandeling of een sportactiviteit). Voor niet-gerichte beelden volstaat het om de betrokkenen te informeren dat zulke beelden worden genomen, voor welk doel en voor welke publicatie.

Wanneer afbeeldingen van een menigte worden genomen, is er in principe geen toestemming nodig, noch voor het nemen van de beelden, noch voor het gebruik ervan nadien, omdat ook hier de weergave van de persoon bijkomstig is. Wat met het begrip menigte bedoeld wordt, moet geval per geval beoordeeld worden.

Het gebruik van (pas)foto's voor administratieve doeleinden

Veel scholen gebruiken voor de leerlingenadministratie (pas)foto's. Deze komen dan voor in het administratieve systeem, maar bijvoorbeeld ook in het leerlingvolgsysteem, puntenboeken van leraren of het (interne) communicatie/berichtensysteem. Soms werken scholen (bij bepaalde activiteiten of uitstappen) met overzichtslijsten waarop leerlingen per klas geïdentificeerd kunnen worden a.d.h.v. deze (pas)foto - d.i. de zogenaamde "smoelenboek". Deze verwerkingen mag de school toepassen zonder dat er toestemming van de leerling (of diens vertegenwoordiger) nodig is. Zij kunnen hier ook niet tegen verzetten. De school moet er wel over waken dat de afbeeldingen niet onrechtmatig, of voor een ander doeleinde, verwerkt worden. De school moet deze verwerking ook toevoegen aan het register.

Bovenstaande geldt volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit niet als het (pas)foto's van personeelsleden, voor analoge doeleinden, betreft. Hier is elk gebruik van beeldmateriaal in principe met de toestemming van het personeelslid.

Geautomatiseerd gebruik van beeldmateriaal

Indien het nemen en/of het (intern) publiceren van beeldmateriaal geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd is (bijvoorbeeld de foto’s worden met een digitaal fototoestel gemaakt en vervolgens op de website van de school gepubliceerd; het nemen van foto's door een schoolfotograaf; het in supra beschreven administratieve gebruik van (pas)foto's van leerlingen), dan dient de verantwoordelijke voor de verwerking dit toe te voegen aan het register van verwerkingsactiviteiten.

(Nagekeken 5/09/2018)