Hoe lang mogen CV en de persoonsgegevens van sollicitanten bijgehouden worden?

Het doeleinde om persoonsgegevens van sollicitanten - waartoe i.h.a. identificatie- en contactgegevens, schoolloopbaan, professionele loopbaan, (pas)foto en CV behoren - te mogen verwerken, is personeelsrekrutering. In principe heeft de school de uitdrukkelijke toestemming van de sollicitant nodig om de gegevens te bewaren, ook indien deze zelf vrijelijk de gegevens aangereikt heeft (spontane sollicitatie).

Indien de sollicitatiegegevens bekomen worden via elektronische weg, kan men de toestemming desgevallend vragen bij middel van het elektronische medium (desgevallend m.b.v. een geautomatiseerd bericht). De toestemming moet aantoonbaar zijn, wat i.h.b. de identiteit van degene die toestemming geeft inhoudt (medium of platform met gebruikersaccounts of andere manier van authenticatie). Indien de sollicitant niet, binnen een bepaalde termijn, zijn/haar uitdrukkelijke toestemming geeft voor het verwerken en dus ook het bewaren van de gegevens, dan dient de school deze te verwijderen (wissen). 

Zoals voor alle persoonsgegevens die ze verwerkt, moet de school ook voor gegevens van sollicitanten bepalen hoe lang ze deze bewaard. Dit wordt best toegelicht bij het vragen van de toestemming (specificiteit). In België bestaan (nog) geen richtlijnen voor bewaartermijnen. Daarom kunnen de richtlijnen die in Nederland afgesproken zijn, een prima basis bieden:

  • Sollicitatiegegevens: Richtlijn 4 weken na einde sollicitatieprocedure (indien de functie niet wordt toegewezen) 
  • Sollicitatiegegevens: 1 jaar met toestemming van sollicitant (als er bijvoorbeeld op een later tijdstip een passende functie beschikbaar komt). 

De school voegt deze verwerkingsactiviteiten toe aan het register.

Indien een sollicitant vraagt om zijn/haar persoonsgegevens te verwijderen, dan willigt de school dit verzoek binnen de maand in, uitgezonderd documenten of elementen die wettelijk verplicht te bewaren zijn. Dit geldt ook indien het (sollicitatie)gegevens van een uit dienst tredend of getreden personeelslid van de school betreft.

(Nagekeken op 16/01/19)