Hoe lang moeten de dossiers van personeelsleden bewaard worden? Wat moeten we van oud-personeelsleden bijhouden?

Wat het bewaren van persoonsgegevens van personeelsleden betreft, is de privacywet complementair met de personeelswetgeving voor overheidsdiensten. Terwijl de onderwijswetgeving doorgaans vastlegt hoe lang bepaalde documenten minimaal bewaard moeten worden, legt de privacywet in feite een maximale bewaartermijn op door te stellen dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig. Het gaat enerzijds over elementen uit het individuele personeelsdossier in de loop van de loopbaan, en anderzijds ook over documenten of elementen die bewaard moeten blijven nadat het personeelslid tewerk gesteld werd op de school.

De bewaartermijnen van persoonsgegevens hangen af van de verwerking en van de gegevenscategorie. Zie https://overheid.vlaanderen.be/aan-de-slag/geadviseerde-bewaartermijnen en https://overheid.vlaanderen.be/sites/default/files/documenten/advies_bewaartermijnen_20140303.xls voor algemene duiding.

Het belangrijkste is dat de school van tevoren duidelijk aangeeft welke gegevens ze verwerkt, wat het doel is van de verwerking en aan de hand hiervan mogen de gegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. De school moet de Gegevensbeschermingsautoriteit een gedegen onderbouwing kunnen geven van je gegevensverwerking als ze hierom vragen. Er zijn wel specifieke wetten die een bewaartermijn kunnen voorschrijven. De meest belangrijke zijn:

  • Sociale documenten (algemeen personeelsregister, individuele rekening, infofiche loonbonus): 5 jaar
  • Fiscale documenten (fiscale fiche): 7 jaar  
  • Contracten: geen bewaringsplicht, wel aan te raden het contract te bewaren tot een jaar na de beëindiging ervan
  • Personeelsdossier: Nederlandse richtlijn is 2 jaar (na uitdiensttreding werknemer, tenzij je deze binnen 2 jaar niet meer nodig hebt)

Dit zegt de gegevensbeschermingsautoriteit erover: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/hoelang-mag-een-werkgever-personeelsdossiers-bewaren

Personeelsgegevens die de vooropgestelde bewaartermijn overschreiden, dienen proactief én volledig verwijderd (gewist) te worden. Aangaande het verwijderen van persoonsgegevens, conform de principes van de AVg, zie: https://privacyopschool.katholiekonderwijs.vlaanderen/content/waar-moet-je-op-letten-als-je-gegevensdragers-uit-gebruik-neemt.

(Nagekeken op 15/01/19)