Hoe lang moeten de dossiers van de leerlingen bewaard worden?

Wat het bewaren van persoonsgegevens van leerlingen betreft, is de privacywet complementair met de onderwijswetgeving. Terwijl de onderwijswetgeving doorgaans vastlegt hoe lang bepaalde documenten minimaal bewaard moeten worden, legt de privacywet in feite een maximale bewaartermijn op door te stellen dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig. Dit betekent bijvoorbeeld dat men het individueel volgdossier van de leerling moet vernietigen zodra de leerling de school verlaat én gebleken is dat de leerling geen beslissing van de school (bijvoorbeeld de deliberatiebeslissing) betwist.

De bewaartermijnen van persoonsgegevens hangen af van de verwerking en van de gegevenscategorie. Zie ook, omzendbrief SO/2003/02 Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten.

In dit verband kan opgemerkt worden dat scholen er streng op moeten toezien dat de gegevens op de harde schijven van computers die buiten gebruik gesteld worden en bijvoorbeeld naar een containerpark afgevoerd worden, grondig vernietigd worden. Het gewoon wissen van persoonsgegevens (“delete”) volstaat daartoe niet; men moet minimaal een volledige formattering toepassen, of eventueel de harde schijf op mechanische wijze vernietigen (bijvoorbeeld met een hamer). Soortgelijk is het raadzaam om papieren dragers met gevoelige persoonsgegevens, bij het vernietigen niet te deponeren bij het oud papier maar om dit te versnipperen (desgevallend bij een extern, gespecialiseerd bedrijf).

(Nagekeken 5/09/2018)